Image Manager jest programem do tworzenia i zarządzania bazami danych. Te prywatne bazy danych mogą być wykorzystywane we wszystkich modułach oprogramowania Symbols for Windows. Mogą zawierać różne rodzaje obrazów: w formacie BMT, w formacie metafiles Windowsa, obrazy Gif i obrazy JPEG.
Użytkownik może przeglądać zawartość komputera i wybrać obraz, który później zostanie przez niego umieszczony w bazie danych.
W dolnej połowie ekranu Image Manager pokazuje strukturę kategorii Symbol for Windows i listę pojęć. Dla każdego pliku (obrazu) użytkownik musi wybrać pojęcie, najlepiej pasujące znaczeniem do obrazu, fotografii albo symbolu. Bardzo łatwo jest połączyć plik z pojęciem dzięki użyciu metody „przeciągnięcia i upuszczenia”.
Odpowiednie pojęcie może nie istnieć na liście pojęć Symbol for Windows ponieważ na przykład nazwy osób i instytucji nie zostały uwzględnione na liście, program daje możliwość dodania nowych elementów i kategorii.
Prywatna baza danych jest gotowa do użycia zaraz po tym, jak otrzyma nazwę. Każdy inny program Symbol for Windows rozpozna nową bazę danych i otworzy ją automatycznie. Bazę danych zawsze można edytować. Można ją otwierać i zmieniać, gdy tylko zechcemy. Można również dzielić ją z innymi użytkownikami lub rozdzielać wśród innych użytkowników.