Klucz sprzętowy jest niezbędny wtedy, kiedy Użytkownik Symbol for Windows zamierza przenosić się pomiędzy komputerami. Każdy moduł programu Symbol for Windows może być aktywowany poprzez klucz USB, który zapewnia dostęp do programu powołanej osobie, stanowi więc zabezpieczenie przed nieuprawnionym użyciem oprogramowania. Klucz ten umożliwia również korzystanie z programu, po wcześniejszej jego instalacji, na wielu komputerach (w różnym czasie – np. w domu i w szkole).
Przy zakupie więcej niż jednego modułu oraz jednego klucza, dostęp do modułów będzie możliwy w tym samym czasie na jednym komputerze, przy zakupie większej ilości kluczy możliwy jest dostęp do różnych modułów na różnych komputerach równolegle, ponieważ każdy moduł może posiadać osobny klucz, choć należy pamiętać, że używanie bardzo wielu kluczy jest kłopotliwe.
Licencja na kluczu USB nie działa na nowych systemach operacyjnych. W taki sposób można aktywować program zainstalowany na komputerach z systemem Windows 7 (nie nowszych).